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Assistant de Direction (apprentissage - H/F)

UXCO Group - ECLA & UXCO Student recrute !

À propos

UXCO Group, foncière et opérateur de résidences de coliving dédiées aux étudiants et jeunes actifs. Depuis plus de vingt-cinq ans, UXCO Group a su évoluer pour opérer aujourd'hui près de 75 résidences et plus de 14 000 lits à travers la France sous ses deux marques phares : UXCO Student et ECLA. En parallèle, avec Océanis Promotion, entité promotion d'UXCO Group, nous avons développé le concept de résidence de coliving XXL premium. La première de ces résidences a ouvert en 2018 à Massy-Palaiseau en Île-de-France, connectée au célèbre plateau de Saclay. Ce concept révolutionne le logement en coliving en proposant une offre de services et d'espaces partagés innovants et sans précédent. Nous répondons ainsi à l'évolution des besoins et des attentes des nouvelles générations en leur offrant, au-delà d'un logement, une véritable expérience de vie.

Descriptif du poste

En tant qu'Assistant de Direction en apprentissage, vous travaillez en étroite collaboration avec le Directeur de Résidence pour assurer le bon fonctionnement de la structure.

Pilotage opérationnel :

  • Assister le Directeur dans le suivi des équipes de prestataires (travaux, contrôle qualité, etc.)

  • S'impliquer dans des projets innovants touchant à différents domaines (marketing, RSE, expérience client, etc.)

  • Contribuer à la mise en place de procédures qualité et à leur suivi, notamment en créant des cahiers des charges et des affiches

  • Veiller au respect de l’excellence opérationnelle du site : assurer que les tours de sites effectués régulièrement par l’équipe, services fonctionnels, propres, accessibles, mise en place correcte du mobilier dans les différents espaces

  • Assurer le lien avec les services supports du Groupe et des autres départements de la résidence

Promotion et développement :

  • Apporter un soutien dans la mise en place de projets transverses (marketing, RSE, parcours clients, asset management, etc.)

Développement RH :

  • Trier, analyser et sélectionner les candidatures reçues

  • Contacter les candidats et valider leur adéquation au profil défini : motivations, compétences, prétentions salariales...

  • Organiser et planifier les entretiens d’embauche (en présentiel, au téléphone, en visio...).

  • Accompagner les équipes pour assurer l’onboarding correctement des collaborateurs

Gestion administrative et organisationnelle :

  • Préparer et organiser les réunions, rédiger les comptes-rendus

  • Assurer le suivi administratif (courrier, emails, classement, archivage)

  • Assurer le suivi comptable et la mise à jour des fichiers liés

  • Participer à l'organisation d'événements et d'animations de la Résidence

  • Contrôler les stocks et passer les commandes général

  • Gérer des encaissements, suivi de facturation (enregistrement paiement de OTA's, direct) et faire la facturation pour les clients court séjour

  • Suivre des interventions pour la préparation des lots (ETIS et fournisseurs externes)

  • Envoyer des liens de paiements pour les impayés

Les conditions à la clé :

  • Type de contrat :  apprentissage (12 à 24 mois)

  • Statut : employé

  • Horaires : 35h hebdomadaires

  • Prise de poste : dès que possible

  • Rémunération : gratification légale

Les autres avantages :

  • Une carte titres-restaurant SWILE, rechargée de 9€ par jour travaillé, dont 5€ pris en charge par UXCO Group

  • La prise en charge intégrale de votre abonnement de transports en commun pour vous rendre sur votre lieu de travail

  • Un CE qui vous propose de nombreuses réductions

  • Du mécénat de compétence via VENDREDI, vous permettant de consacrer une journée en faveur d’une cause sociale ou environnementale, et ce sur votre temps de travail

Profil recherché

  • Vous possédez une formation Bac+2 ou équivalent, de préférence dans le domaine de l'administration

  • Polyvalent, vous êtes doté de compétences transversales

  • Vous avez d’excellentes capacités organisationnelles, relationnelles et avez le sens des priorités

  • Vous maîtrisez des outils bureautiques (Suite Office, logiciels de planification, etc.)

  • Vous savez faire preuve de discrétion et de rigueur

  • Vous êtes flexible, proactif et aimez prendre des initiatives

  • Vous êtes soucieux des enjeux de développement et de la qualité de service

  • Vous maitrisez l’anglais conversationnel (B1)

Toutefois, au-delà des formations et des expériences, nous sommes très attachés au savoir-être, et souhaitons mieux vous connaitre.

Process de recrutement

A réception de votre candidature, si cette dernière est retenue par le responsable du service, vous conviendrez d’un entretien avec lui, éventuellement accompagné par un collaborateur du service RH.

Informations complémentaires

  • Type de contrat : Alternance (12 à 24 mois)
  • Date de début : 16 septembre 2024
  • Lieu : Noisy-Le-Grand
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